נראה לכם מוכר? השעה 11 בלילה, אתם עדיין יושבים מול המחשב, מנסים לסגור את כל המשימות של היום, והילדים כבר מזמן ישנים. אה, ורגע – שכחתם להחזיר טלפון ללקוח החשוב ההוא.
אם זה נשמע כמו היומן שלכם, אתם לא לבד. רוב בעלי העסקים מוצאים את עצמם במרוץ בלתי נגמר נגד השעון. אבל יש דרך אחרת לניהול זמן אפקטיבי בעסק.
למה בכלל צריך לו"ז?
בואו נהיה כנים – כולנו חושבים שאנחנו יכולים לזכור הכל בראש. "זה בסדר, אני אזכור להתקשר ללקוח מחר". ואז מחר הופך למחרתיים, ומחרתיים הופך ל"אופס, שכחתי לגמרי".
לו"ז טוב הוא לא רק רשימת משימות – הוא המפה שלכם להצלחה עסקית. הוא עוזר לכם:
- לא לשכוח משימות חשובות
- להקצות זמן נכון לכל משימה
- לשמור על איזון בין עבודה לחיים אישיים
- לפנות זמן לצמיחה והתפתחות של העסק
איך בונים לו"ז שעובד באמת?
שלב 1: מיפוי המשימות
קודם כל, צריך להבין מה באמת צריך לעשות. קחו יום אחד ותעקבו אחרי כל מה שאתם עושים. כן, גם הסקרול האינסופי בפייסבוק נחשב (אבל אולי כדאי להפחית אותו?).
שלב 2: תעדוף נכון
לא כל המשימות נולדו שוות. חלקו את המשימות שלכם לקטגוריות:
- דחוף וחשוב (כמו להגיש הצעת מחיר ללקוח פוטנציאלי)
- חשוב אבל לא דחוף (כמו תכנון אסטרטגי לעסק)
- דחוף אבל לא חשוב (כמו לענות להודעות בווטסאפ)
- לא דחוף ולא חשוב (כמו לבדוק מה חברים העלו לאינסטגרם)
שלב 3: בניית המערכת
עכשיו מגיע החלק המעניין – בניית לו"ז שבאמת אפשר לעמוד בו:
- הגדירו "זמני גרעין" – אלה השעות הכי פרודוקטיביות שלכם. אצלי זה בבוקר, אחרי כוס הקפה השנייה ולפני שהטלפון מתחיל להשתגע.
- שריינו זמן לשיווק – כן, גם אם יש המון משימות אחרות. בלי שיווק אין עסק, נקודה.
- הקצו זמן לטיפול בלקוחות – וזה כולל גם זמן למענה על מיילים ושיחות טלפון.
- תכננו זמן לפיתוח עסקי – אם לא תתכננו את זה מראש, זה פשוט לא יקרה.
טיפים ליישום בפועל
- חוק ה-25% – תמיד תוסיפו 25% לזמן שאתם חושבים שמשימה תיקח. כי היא תמיד לוקחת יותר.
- בלוקים של זמן – במקום לקפוץ בין משימות, עבדו בבלוקים של שעה-שעתיים על אותו נושא.
- יום תכנון שבועי – הקדישו שעה בסוף כל שבוע לתכנון השבוע הבא. זה נשמע המון? תחשבו כמה זמן אתם מבזבזים כשאין תכנון.
מה עושים כשהכל משתבש?
כי זה קורה. תמיד. הילד חולה, הלקוח במשבר, והמחשב החליט שהיום זה יום מצוין לעדכון של שעתיים.
הסוד הוא להשאיר "חורים" בלו"ז – זמנים פנויים למקרי חירום. וכן, זה אומר שלפעמים תצטרכו להגיד "לא" למשימות או ללקוחות. וזה בסדר.
סיכום
ניהול זמן טוב הוא לא על להספיק יותר – הוא על להספיק את הדברים הנכונים. זה על לבנות עסק שעובד בשבילכם, ולא להפך.
אז בפעם הבאה שאתם מוצאים את עצמכם עובדים בשעה מאוחרת, תזכרו – יש דרך אחרת. והיא מתחילה בלו"ז מתוכנן היטב.
ואם כל זה נשמע לכם כמו יותר מדי עבודה? תחשבו על זה ככה – או שאתם מנהלים את הזמן שלכם, או שהזמן מנהל אתכם. אז מה אתם בוחרים?
